A WL-Software estrutura projetos de organização documental voltados à racionalização do arquivo físico, sempre com avaliação técnica, respeito à temporalidade, preservação do valor histórico e observância das regras legais aplicáveis.
A eliminação de documentos públicos não pode ser tratada como simples descarte operacional. Ela depende de avaliação, seleção, temporalidade, autorização e cumprimento de procedimento administrativo específico.
Por isso, a proposta da WL-Software é apoiar a modernização do acervo com metodologia, segurança jurídica, organização técnica e suporte à implantação de boas práticas arquivísticas.
A página foi estruturada para apoiar a comunicação comercial e institucional da solução, sem substituir análise jurídica específica do ente público. Ainda assim, ela já apresenta um fundamento normativo sólido para abertura da conversa técnica com o cliente.
A Lei nº 12.682/2012 estabelece que o processo de digitalização deve preservar integridade, autenticidade e, quando necessário, confidencialidade dos documentos.
A Lei nº 13.874/2019 reforça a validade jurídica dos documentos digitalizados quando observadas as regras aplicáveis, equiparando seus efeitos aos do documento microfilmado nos termos legais.
O Decreto nº 10.278/2020 regulamenta os critérios técnicos para que documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos originais, com foco em integridade, rastreabilidade e preservação.
Para documentos sem valor histórico, a norma trata também da preservação mínima até o transcurso dos prazos prescricionais ou decadenciais aplicáveis.
A Resolução CONARQ nº 40/2014, alterada, disciplina os procedimentos para eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do SINAR, exigindo processo de avaliação e seleção.
A Resolução CONARQ nº 44/2020 reforça que a eliminação depende de análise, avaliação e seleção pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, com base na tabela de temporalidade.
A eliminação só é admissível para documentos destituídos de valor permanente e deve respeitar a competência da instituição arquivística pública e os procedimentos arquivísticos aplicáveis.
Em outras palavras, primeiro se avalia, depois se seleciona, formaliza-se a destinação e somente então se executa a eliminação do que efetivamente for eliminável.
A solução da WL-Software permite transformar um acervo físico disperso em um ambiente organizado, pesquisável e controlado, preparando o órgão para digitalização segura, consulta rápida e eventual racionalização do espaço físico com base em critérios técnicos e legais.
