O levantamento e preparação de todos os documentos existentes no acervo da instituição (Pública ou Privada). Os documentos passam por um processo para tornarem-se aptos à digitalização. Esta tarefa engloba atividades como retirada de todos os clipes, grampos, ou qualquer elemento que prejudique a digitalização;

Levantamento da temporalidade dos Documentos, onde se determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo;

A Digitalização de todos os documentos;

Tratamento dos documentos digitalizados (OCR, ICR, OMR e OBR);

As imagens geradas a partir do processo de digitalização são revisadas para verificar se estão de acordo com as especificações técnicas determinadas pelo projeto;

Indexação em Sistema de Gerenciamento de Eletrônico de Documentos (GED), possibilitando a consulta (por palavras chaves, tipos de documentos e período) e visualização para simples consulta, impressão e envio via e-mail.